SNSのレポート作成を自動化する方法｜毎月の集計を楽にする手順

SNSを運用していると、毎月のレポートづくりが意外と大きな仕事になります。各SNSの管理画面を開いて数字を写し、表にまとめ、グラフをつくる。気づけば半日かかっていた、ということもあるのではないでしょうか。

レポートは、数字を集めることが目的ではありません。数字を見て、次に何をするかを決めるためのものです。集める作業はできるだけ仕組みにして、考える時間を残しましょう。

この記事では、SNSのレポート作成を自動化して楽にする手順を紹介します。

まずは「見る数字」をしぼる

SNSの管理画面には、たくさんの数字が並んでいます。すべてをレポートに入れようとすると、集めるのも読むのも大変です。

見る数字は、SNSを使う目的に合わせてしぼりましょう。

まずは3〜5個にしぼるのがおすすめです。数字が少ないほど、変化に気づきやすくなります。

レポートの「型」を決める

毎月レポートの形が変わると、比べにくく、つくるのにも時間がかかります。最初に型を決めて、毎月同じ形でまとめましょう。

この型の1は集計の作業で、2〜4は考える作業です。自動化するのは主に1の部分です。2〜4は人が考える部分として残します。

自動化できるところ

レポート作成の中で、仕組みにしやすい作業は次のとおりです。

数字を集める

多くのSNSには、数字を一覧で書き出す機能があります。また、複数のSNSの数字をまとめて見られる管理ツールもあります。こうした機能を使えば、管理画面から手で写す手間を減らせます。

表にまとめる

スプレッドシートにひな形をつくっておき、書き出した数字を決まった場所に貼るだけで、先月との比較やグラフが自動でできるようにしておくと便利です。

文章のたたき台をつくる

まとめた数字をAIに渡して、「先月とくらべて変わったところを箇条書きにして」とお願いすると、レポートの文章のたたき台ができます。ただし、AIは数字を読みちがえたり、根拠のない理由を書いたりすることがあります。元の数字と照らし合わせて、人が必ず確認しましょう。

人が考えるべきところ

数字の集計を自動にしても、そこから何を読み取るかは人の仕事です。

• 反応がよかった投稿には、どんな共通点があるか
• 数字が動いた原因に、季節や社内の出来事が関係していないか
• 目的に近づいているか、ずれていないか
• 来月、何を1つ変えてみるか

特に大事なのは最後の「来月ためすこと」です。レポートを読んで終わりにせず、次の行動を1つ決める。これがあると、レポートが仕事に役立つものになります。

また、数字だけでは見えないこともあります。コメントの中身や、お客さまから直接聞いた声なども、あわせてメモしておくとよいでしょう。

自動化を進めるときの注意点

• 最初から全部を自動にしない：まずは手作業で型を2〜3ヶ月回し、手順が固まってから仕組みにすると失敗が少なくなります。
• 数字の定義をそろえる：SNSによって、同じような言葉でも意味がちがうことがあります。「この数字は何を数えているか」をメモしておきましょう。
• アカウントの連携は管理者が行う：外部のツールとつなぐときは、会社として許可した方法で行い、だれが連携したかを記録しておきます。
• 数字にふり回されすぎない：数字は時期や話題によって大きく変わります。1ヶ月の上下だけで判断せず、数ヶ月の流れで見るのがおすすめです。

レポートはだれに向けて書くか

同じ数字でも、読む人によって知りたいことはちがいます。担当者どうしなら投稿ごとのくわしい反応、上司や経営者なら目的に近づいているかどうかと、次に何をするかが大切です。読む人が決まっていれば、レポートに入れる数字や書き方も迷わなくなります。上司向けには、最初の数行で「今月の結論」と「来月やること」がわかる形にしておくと、忙しい人にも読んでもらいやすくなります。

まとめ

SNSのレポート作成は、集める作業を仕組みにして、考える時間を残すのがコツです。

• 見る数字は目的に合わせて3〜5個にしぼる
• 毎月同じ型でまとめる
• 数字の書き出し、表づくり、文章のたたき台は自動化しやすい
• 読み取りと「来月ためすこと」は人が考える
• AIの文章は元の数字と照らして確認する

レポートを読み解ける担当者を社内で育てたい場合は研修、集計の仕組みそのものをつくってほしい場合は構築代行という進め方もあります。